Logo ANAP
Ce site requiert l'activation de javascript pour être utilisé, merci de l'activer.

Espace de discussion

Rapprochement des identités au sein d'un GHT, partage d'expériences

Documents

Guide de reference IV en PACA et annexe.pdf Déposé par Francois Dufossez le 06/06/2018 à 00:00

Messages

Par Francois Dufossez le 04/06/2018 à 18:01 Animateur de groupes

Bonjour à la communauté du numérique en santé,

Dans le GHT ARTOIS (Lens _ support, Béthune, Henin, La Bassée) nous avons une action en cours de fusions des bases identité. Ce GHT qui évolue dans un bassin de presque 710 000 habitants et produit près de 110 000 venues hors soins externe et psy regroupe des prises en charges MCO, SSR, PSY et addicto et des Ehpad intégrées. Béthune a une conduite Identito qui date de 2004 avec le GMSIH dans le cadre de l'expérimentation nationale des 27 établissements. Les autres établissements ont majoritairement adaptés leurs politiques à la suite de l'instruction de 2013 de la DGOS. Nous avons la chance d'avoir un DG unique de Lens qui assume l'intérim sur les 3 autres structures, une DAF unique, un DSIH unique ... et un DIM de territoire opérationnel depuis mars 2016 (non pas d'erreur de date, mais j'avais participé à l'élaboration du futur décret d'avril 2016).

Ma problématique me semble devoir être partagée avec tous d'où cet appel à échange dans le cadre de cette communauté. Toutes les situations sont différentes, et j'aimerai partager nos solutions et apprendre de vos réflexions. Pour l'instant nous avons réussi à créer un groupe un peu sur le modèle préconisé à l'époque par le GMSIH avec 3 niveaux AGI, GICV, CIV.. En fait Béthune a démarré la réflexion en 2004 avec le groupe des 27 établissements accompagnés par la GMSIH. Depuis nous avons évolué en fusionnant AGI et GIV au profit d'une Commission Identito Vigilance et une cellule Identito Vigilance a été créée 24/24 7/7 via une boite mail qui bascule sur DIM, Labo, Pharmacie, Mouvement, Facturation, Qualité et le demandeur. (qq chiffres Béthune 187 fusions séjours, 565 fusions identités (+/-correction en sus), une dizaine de collision signalées par les services sur 45000 séjours (+séances) et 60 000 consultations. 80% de la base des identités actives possède un statut validé ) La Bassée nous a suivi (direction commune), Lens et Hénin ont mis en place des mesures avec l'instruction de 2013.

Bref nous avons pour le moment, et cela ouvre la discussion, mené un travail de terminologie:

- nom de naissance qui parle aux agents et pas " nom de famille" qui existe dans la réglementation et qui porte à confusion.

- nom marital et pas le "nom d'épouse", et bannissement de "nom usuel" dont la valeur évolue selon le temps.

- réaffirmer les traits stricts (nom naissance, prénom, date naissance, sexe) et insister sur ville naissance (pour éventuel demande état civil)

Puis pour essayer de fédérer le GHT nous avons imaginé une étiquette identité commune

01 IEP 123456789 E: 01/01/2000

02 NOM NAISSANCE (gras) sexe

03 PRENOM AGE

04 NM NOM MARITAL (CP)

05 IPP 111222333 DN 01/01/2000

06 ETAB UFH 5678 UFR 1234

07 Code barre IEP

code ETAB= LENS HENIN BETHUNE LA BASSEE

Selon les établissements NOM NAISSANCE en GRAS ou Nom Marital EN GRAS (SSR, EHPAD...)

à partir de ce noyau nous espérons unifier nos procédures et utiliser l'IUP rapprochement des bases MIPIH (pastel indigo). En effet les procédures sont différentes et l'utilisation de la recherche et des outils GAM même identiques, différent également. J’arrête là, car il est temps de partager sur ce sujet.

Avez-vous une expérience sur le sujet ? Avez-vous adopter une autre stratégie (serveur d’identité régional ..) ? Avez-vous rencontré des points bloquants , freinants… ?

J’espère que des confrères DIM sont prêts également à partager car les parcours de soins , commencent par des échanges de données sur des patients identiques.

Par Auranne BEAUGRAND le 05/06/2018 à 15:41

Bonjour à tous,

Avec l’aide du serveur SRI du GIP grand Est, de M. MALONI, les doublons potentiels de Charleville-Mézières ont été analysés sur une base syntaxique.

À la suite de cette étude 17 394 identités ont été présentées comme doublons potentiels. Cependant, après analyse conjointe du fichier, il est apparu que de nombreuses identités sont des identités valide (actives) rattachées à une ou plusieurs identités fantôme (inactives). C’est pourquoi, dans le fichier nous avons décidé de ne travailler que sur des doublons valides l’un et l’autre.

En effet, lorsqu’une identité est fantôme cela signifie que celle-ci a déjà subi une fusion avec une identité valide il n’est donc pas utile de retravailler dessus.

Une fois les identités fantôme écartées, nous avons 13 964 doublons potentiels. Parmi ces doublons, demeurent des identités correspondant à des patients décédés et/ou qui ne possède aucune venue depuis très longtemps, ce qui constitue des identités difficile à étudier.

Nous avons donc effectué une requête sur Cora (Notre logiciel de codage PMSI) à l’aide de l’IPP de ces doublons potentiels, afin d’obtenir la dernière année de venue. Les identités ne possédant aucune venues, ou des venues inférieures à 2007, ont été écartées par Cora.

Nous avons ensuite associé chaque IPP à son année de dernière venue.

Après ce travail il apparaît que seulement 739 identités (75 Pour les IPP 1 et 589 pour les IPP 2) correspondent à des venues récentes. Et uniquement 70 doublons, contenant respectivement une date de sortie de 2011 au minimum (dont 4 étant des identités nommées CHAMBRE XX).

Sachant que 61 doublons sont répertoriés comme étant des test ou des doublons « vides » (TEST, CHAMBRE, XX …)

Selon cette étude du fichier, il apparaît que la majorité des doublons présents sont constitués d’identités très anciennes. En effet, pour certaines le patient ne s’est pas présenté depuis de nombreuses années, ne donnant pas l’occasion de fusionner ses identités, ou ne possède aucune venue pour un numéro créé.

Il s’agit maintenant, de procéder au plus vite à l’envoi des identités de Fumay et Sedan, les autres établissements composants le GHT, afin de procéder au même traitement via le serveur de M MALONI.

Merci d’avance,

Bien cordialement,

Par Francois Dufossez le 05/06/2018 à 17:17 Animateur de groupes

Bonjour

Merci pour ce travail.

Effectivement nous avions prévu sur Béthune de purger du champ de l'IUP et rapprochement de l'identité, toutes les identités IPP inactives. Nous avons la chance d'avoir un DPI Crossway depuis 10 ans, qui serait uen bonne base.

Par ailleurs nous avons hélas conservé lors des migrations GAM vers Pastel en 2004 toutes les vieilles identités pour une raison qui nous apparaît maintenant inutile, la gestion des archives. Or la base "identité pour les archives" n'a pas forcément vocation à être active. Tout comme la base identité du LABO conserve les identités de l'établissement et les identités externes d'autres établissements. Il est nécessaire de bien établir le contour du projet. Merci pour ce retour bien chiffré qui est extrêmement parlant.

Bien cordialement

Par Philippe MANET le 05/06/2018 à 18:11 Animateur de groupes

Je suis tout à fait d'accord sur le fait que la terminologie est importante, et que le "nom de famille" porte à confusion, de même que le "nom d'épouse", d'autant que nous allons surement être confrontés un jour au nom d'époux ! Ce sont ces "petits" détails qui font la différence sur le terrain.

Par Francois Dufossez le 06/06/2018 à 00:00 Animateur de groupes

Bonjour

juste pour faire la liaison avec un fil de discussion " Identito-vigilance : autant de l'organisation que de l'informatique !" de didier Alain (http://numerique.anap.fr/communaute-de-pratiques/discussion/622 )

Beaucoup d'intervention sur l'identito-vigilance dans un établissement:

le GMSIH disponible sur le site (http://numerique.anap.fr/publication/607-kit-identification-du-patient) ou (http://numerique.anap.fr/publication/601-elaborer-une-charte-de-rapprochement-d-identites-patient)

donc j'ajoute deux documents non retrouvés sur ce site:

- un document de 2009 du CCREVI (disponible ici http://fulltext.bdsp.ehesp.fr/Ministere/Drass31/Rapports/2009/identitoJuil2009.pdf car il fait 12 Mo). Ce rapport est influencé par l'expérience du GMSIH et très riche

- un document PACA du groupement GRIVES. (joint ici)

Pour le moment l'identito-vigilance d'un établissement est bien décrite. Le rapprochement des identités au sein d'un GHT, d'un groupement hospitalier ou même de clinique, n'a pas autant de recul, il existe des réussites, des projets en panne, et parfois des gros flops très couteux.

En résumé des appels que j'ai reçu:

- mener une politique d'identito-vigilance d'établissement ==> un préalable

- assainir sa base patient, nécessaire mais on parle de "base historique et active" ou que de "base active", par ailleurs une base active (patients qui fréquentent ou ont récemment fréquenté l'établissement) de 3 - 5 voire 10 ans ? Finalement tout semble dépendre des moyens humains disponibles et/ou alloués. Quel a été votre périmètre ?

- rapprocher les procédures d'identito-vigilance entre établissements

pour finir par rapprocher les bases identités ...

mais parle t'on des "bases historiques et actives", ou que des "bases actives" ou de juste faire un "rapprochement à la demande" au fur et à mesure des admissions ?

Bien cordialement à tous les contributeurs

Guide de reference IV en PACA et annexe.pdf Déposé par Francois Dufossez le 06/06/2018 à 00:00
Par Manuela OLIVER le 12/06/2018 à 17:06

Bonjour, Je suis la coordinatrice des pilotes du GRIVES PACA.

EN PACA, nous déplyons un serveur régional d'identification et de rapprochement (même problèmatique que GHT mais plus importante car nombre d'établissements supérieur et donc plus d'identité dans la base.

nous avons axé nos effort sur l'organisation et l'harmonisation des pratiques.

nous avons été aidés car le GRIVES, actif depuis 2013, avait produit des recommandations (guide de référence IV PACA) qui ont été adoptés par de nombreux établissements et donc dles établissements avaient déjà des pratiques similaires.

cependant, nous avons tous des bases anciennes et nous savons que les identités étaient de moins bonne qualité il y a 10 ans par rapport à maintenant.

nous avons donc choisi d'alimenter le serveur régional en flux c'est à dire de n'envoyer que les identités des patients qui reviennent dans un établissement.

nous avons également travaillé à une charte de rapprochement régionale (en cours de relecture)

Avant la connexion des établissements, nous proposons une visite de qualification qui a pour objectif d'évaluer la maturité de l'établissement en terme d'identitovigilance au sens large et permet également de connaitre les pratiques concernant les identités particulières (anonymat, patient incapable de décliner son identité, accouchement sous X, identification patient afflux massif....).

Cette visite de qualification prend la forme d'un audit de processus.

les équipes conseillent également l'établissements sur les transformations éventuelles à mettre en place au niveau des EAI pour la connexion au serveur régional (exemple : ne pas envoyer les patients tests, ne pas envoyer les patients anonymes...)

Cordialement

Par Francois Dufossez le 12/06/2018 à 17:30 Animateur de groupes

Bonjour à toute la communauté

merci pour cette contribution qui souligne la difficulté de la fusion des bases avec plusieurs établissements. Je trouve effectivement que si il faut un temps indispensable pour faire un nettoyage des bases actives des établissements, fusionner ensuite les bases c'est un travail colossal et probablement peu pertinent. La méthode du flux est très souvent resoulignée et votre expérience est précieuse sur le sujet.

Je profite également pour faire un appel à la journée du 20 JUIN 2018

en effet ce sera une journée de communauté de pratique du numérique en santé dans les locaux de l'ANAP

J'ai besoin de quelques personnes motivées pour essayer de partager nos problématiques et voir entre nous les propositions à apporter en pratique pour réussir à résoudre la problématique.

Si vous avez l'occasion de venir, n'hésitez pas. Nous serons accompagnés par les professionnels de l'ANAP pour que le groupe se créé. Ensuite nous pourrions continuer d'échanger sur cette discussion et nous réunir pour continuer à faire évoluer cette thématique.

Merci de communiquer largement , en tout cas voici le pré programme

à Bientôt

Cordialement

Le Numérique en Santé

Développer les pratiques numériques au bénéfice des patients

et des personnes accompagnées

Journée de la communauté de pratique

PRE-PROGRAMME

20 juin 2018 - ANAP- 23 avenue d’Italie - Paris 13ème

9h30-10h00 Ouverture et temps collectif

10h00-12h30 Les groupes d’entre-aide thématiques en scène !

Temps de travail par groupe d’entre- aide thématique

12h30-13h30 Déjeuner


13h30-16h00 Les groupes d’entre-aide thématiques en scène ! (suite)

Poursuite des travaux de la matinée

16h00-17h00 Echanges croisés en plénière et conclusions de la journée

Par Manuela OLIVER le 12/06/2018 à 17:47

BOnjour à tous,

j'ai prévu de venir, et je participerai volontiers aux échanges.

faut il s'inscrire quelque part ?

cordialement

Par Philippe MANET le 25/06/2018 à 12:23 Animateur de groupes

pour l'inscription, il suffit de laisser un message ici, les forums sont lus par l'ANAP.

Je me permet de rappeler une règle de sécurité : les forums étant en accès public, il ne faut pas y laisser d'adresse mail utilisable par les robots les plus divers.

C'est bien entendu différent sur les groupes d'entraide, qui sont reservés aux participants.

Par ailleurs, en cliquant sur le nom d'un membre de la communauté de pratique, on peut lui envoyer un message à condition d'etre soi-meme inscrit.

Par Sylvie MAUPERTUIS-L'HOSTIS le 26/06/2018 à 09:29

Bonjour

Dans le GHT92 nous avons souhaité travailler dans un premier temps sur l'harmonisation des pratiques pour la création de l'identité du patient afin de minimiser les doublons au sein du GHT.

Nos deux premières réunions ont porté sur la lecture des pièces d'identité et notamment sur la lecture des pièces d'identité étrangères (les champs nom de naissance, prénom, nom d'usage voir date de naissance ne sont pas systématiquement différenciés comme sur la carte d'identité française).

Afin d'apporter une aide efficace à nos créateurs d'identité patient nous étudions la possibilité de regarder la bande MRZ qui contient en théorie le nom de naissance le prénom. Ce qui nous permettrait de nous mettre d'accord sur au moins un voir deux traits d'identité stricte. Malheureusement il y a des exceptions comme avec le passseport koweitien.

Avez vous travaillé vous aussi sur ce type de problématique ?

Par Francois Dufossez le 26/06/2018 à 09:56 Animateur de groupes

bonjour

non effectivement nous n'avons pas encore abordé ce sujet dans nos groupes et donc votre expérience est précieuse. Le souci que nous avons eu concerne surtout les titres de séjours avec au nom de naissance la mention "inconnu" et le seul nom renseigné était le nom marital ou usuel, ce qui pose souci dans un environnement ou seul les traits stricts (nom de naissance) sont essentiels.

nous avons pris le parti pour le moment de prendre une règle "nom naissance reprend le nom usuel" en duplication et nous mettons une mention sur la GAM et on scanne la pièce d'origine.

Avez vous écrit un document de synthèse pour nous éclairer sur votre travail ?

nous sommes intéressés.

merci de votre contribution.

Cordialement

Par Sylvie MAUPERTUIS-L'HOSTIS le 26/06/2018 à 14:34

Nous continuons notre travail de collecte des différentes pièces d'identité jusqu'en septembre et statuons lors d'une réunion GHT en présentiel le 19 septembre. Nous aurons alors un document de synthèse sur la lecture des pièces d'identité.

Cette lecture partagée des pièces d'identité est pour nous un préalable indispensable pour minimiser la création de doublons au sein de notre GHT.

Par Manuela OLIVER le 27/06/2018 à 07:42

Bonjour à tous,

nous avons également commencé ce travail dans le cadre du GRIVES mais pour l'instant rien n'est abouti.

peut être pourrions nous nous associer pour avancer plus vite ?
Cordiament

Par Dominique ANDRE le 10/07/2018 à 18:15

Bonsoir Mr Dufossez, Bonsoir Mr Manet.

Lors de notre rencontre du groupe en juin dernierà l'Anap, j'ai noté dans mon agenda une réunion téléphonique du GRENAT Identito demain. Pouvez-vous me dire si cela est confirmé et comment rejoindre la conf ? Cordialement.

Par Francois Dufossez le 13/07/2018 à 00:12 Animateur de groupes

Bonjour, Merci de continuer à confirmer vos inscriptions sur le groupe d'entraide ou GRENAT.

J'attends encore une semaine pour que nous soyons assez nombreux pour démarrer. Un autre CH devrait nous rejoindre. Cet établissement support réfléchit à la problématique des rapprochements des bases identités dans un GHT à multiples sites distincts avec des GAM parfois différentes.

Dès que le groupe sera monté (allez voir sur la liste des groupes d'entraides pour ceux que cela intéresse) je ferai circuler un doodle pour se prendre une première date pour exposer une problématique et commencer à animer le groupe.

Merci à tous

Cordialement

Par Philippe Bédère le 22/11/2018 à 09:13

Bonjour

à propos de l'INS, le projet d'arrêté pas encore définitif :

Arrêté relatif au référentiel définissant les conditions et modalités de mise en œuvre de l'obligation d'utilisation de l'identifiant national de santé (ci-après, « Référentiel INS »)

Pour alimenter la réflexion sur l'évolution des pratiques et politiques d'IV.

PhB

Haut de page